APUNTES DOCENTES 11: METODOLOGÍA PARA ELABORAR UN PRESUPUESTO

Elementos principales de un presupuesto.

1. Plan: Significa que el presupuesto expresa lo que la administración tratará de realizar de forma tal que la empresa logre un cambio ascendente en un determinado período.

2. Integrador: Indica que toma en cuenta todas las áreas y actividades de la empresa. Es un plan visto como un todo pero también está dirigido a cada una de las áreas de tal forma que contribuya al logro del objetivo global.

Es indiscutible que el plan o presupuesto de un departamento de la empresa es disfuncional si no se identifica con el objetivo final de la organización. A este proceso se le conoce como Presupuesto Maestro; formado por las diferentes áreas que lo integran.

3. Coordinado: Significa que los planes para varios de los departamentos de la empresa deben ser preparados conjuntamente y en armonía, si estos planes no son coordinados, el presupuesto maestro no puede ser igual a la suma de las partes, creando por lo tanto confusiones y errores.

4. Términos financieros: Indica la importancia de que el presupuesto sea representado en la unidad monetaria, para que sirva como medio de comunicación puesto que de otra forma surgirán problemas en el análisis del plan anual.

Ejemplo: Presupuesto de Mano de Obra, primero en horas / hombre y luego en pesos. Si no convirtiéramos todo a peso, hablaríamos de horas de Mano de Obra y sin dudas traería confusiones.

5. Operación: Uno de los objetivos fundamentales de un presupuesto es la determinación de los ingresos que se obtendrán, así como los gastos que se van a producir.

6. Recursos: No es suficiente determinar ingresos y gastos futuros de una empresa, también deben planear y realizar sus planes de operaciones. Esto se logra básicamente con la planeación financiera que incluye principalmente: 

• Presupuesto de Efectivo.
• Presupuesto de Activos (inventarios, cuentas por cobrar, activos fijos, etc.)

7. Período determinado: Un presupuesto siempre tiene que estar en función de un período determinado, generalmente un año.

Requisitos necesarios para la elaboración de un presupuesto.

1. Conocimiento de la entidad: los presupuestos van siempre ligados al tipo de entidad, a sus objetivos, a su organización y a sus necesidades, las formas de su contenido de una unidad a otra principalmente en el grado de análisis requerido, por lo cual es indispensable el conocimiento amplio de la empresa en que se apliquen.

2. Exposición del plan: el conocimiento del criterio de los directivos de la entidad en cuanto al objetivo que se busca con la implantación del presupuesto.

3. Coordinación para la ejecución del plan o política: debe existir un director del presupuesto que actuará como coordinador de todos los departamentos que intervienen en la ejecución del plan.

4. Fijación del período presupuestado: la determinación de este período opera en función de diversos factores tales como:
• Estabilidad (períodos largos).
• Inestabilidad de las operaciones de la entidad.
• Período del proceso productivo.
• Ventas de temporada.

5. Dirección y Vigilancia: una vez aprobado los planes, las áreas o departamentos deberán elaborar sus planes o presupuestos de acuerdo a las instrucciones o recomendaciones que ayudarán a los jefes a poner en práctica dichos planes.

6. Apoyo directivo: es indispensable para la buena realización y desarrollo del presupuesto que los convierta en un plan de acción operativo y patrón de lo ejecutado y no solo informativo.

Los sistemas de presupuestación 

• Sistema convencional: Es un presupuesto incremental, basado en las actividades reales alcanzadas en el período anterior, más las expectativas para el próximo.

• Presupuesto de base cero: cada actividad es planeada y su costo total estimado debe ser justificado como si fuera la primera vez que se realiza.

• Sistema de planificación y presupuesto por programas: es un sistema que asigna los recursos defectivos escasos en aquellas actividades o programas en los que mejor se logran los objetivos de la organización.

• El sistema de presupuesto incremento de productividad y resultado: tiene como objetivo identificar todas las actividades de la entidad y establecer un plan de acción donde se pueda elaborar el costo de la actividad y la aportación de la misma al beneficio.